Cómo comunicarse con los voluntarios de una asociación o un club

Para comunicarte con los voluntarios como es debido, reúne los avisos en un solo sitio y envía cada mensaje solo a las personas a las que afecta. Pon al principio la fecha, el lugar y lo que necesitas. Da a los voluntarios una forma fácil de responder, mantén el contacto entre turnos y da las gracias con nombre y apellidos.

Esta guía es para clubes y asociaciones cuyos voluntarios son socios, amigos o vecinos, no personal contratado. Explica qué contar a los voluntarios, dónde contárselo y con qué frecuencia.

Empieza por lo que necesitan saber los voluntarios

Antes de su primer turno, un voluntario nuevo se hace tres preguntas: ¿qué voy a hacer, cuándo y a quién pregunto? Responde a las tres antes de que llegue.

Designa a una persona de contacto y explica cómo localizarla. La guía de NCVO sobre cómo apoyar a los voluntarios dice que hay que dejar claro a quién acudir y cuándo está disponible esa ayuda. Esto vale también para quienes colaboran por las tardes o los fines de semana.

Después, anota los detalles prácticos que te preguntaría un recién llegado: la dirección, la hora de inicio, a quién buscar al llegar y cómo cancelar su turno. Guarda esa nota en un solo sitio y encarga a una persona que la mantenga al día. En Groupanda, puedes fijar un mensaje, por ejemplo esa nota, igual que tus administradores. Un mensaje fijado puede llevar adjunto un documento de hasta 10 MB, como las instrucciones de un turno.

Elige un sitio principal para informar a los voluntarios

Cada herramienta que añades es un sitio más que los voluntarios tienen que revisar. Ten un sitio principal para todo lo que tenga que ver con las tareas: quién hace qué, el plan del sábado y las dudas sobre un turno.

La excepción es una noticia que nadie puede perderse, como un turno que se cancela la misma mañana. Publícala en el sitio principal y envíala también por una segunda vía, por ejemplo por SMS. La guía de la Australian Sports Commission sobre voluntarios recomienda más de una vía para la información importante, porque, si no, alguien puede perdérsela. Los asuntos personales, trátalos por teléfono o en persona.

Groupanda es una app de chat grupal organizada en canales, y puedes añadir tantos como necesites. Cada grupo nuevo empieza con un canal Anuncios en el que solo escribes tú, y puedes dejar que tus administradores también escriban en él. En cada canal eliges quién puede escribir: tú, tú y tus administradores, o todos.

¿Cómo escribir un mensaje que los voluntarios lean?

La Australian Sports Commission aconseja que los mensajes sean breves, porque muchos voluntarios compaginan su tarea con un trabajo y otros compromisos.

Hay tres hábitos que ayudan:

• Empieza por los datos. Lo que necesitas de la gente, y dónde y cuándo, va en las dos primeras líneas. El contexto, después. Una primera línea como «Sábado: la limpieza empieza a las 10:00, no a las 9:00» hace la mayor parte del trabajo.
• Cíñete a un tema. Si tienes tres noticias, envía tres mensajes breves, o da a cada equipo solo la parte que le afecta.
• Fírmalo tú. Usa tu propio nombre y no el de la junta, para que la gente sepa a quién responde.

Envía cada mensaje a las personas a las que afecta

Un mensaje que importa a cinco personas pero llega a cincuenta enseña a las otras cuarenta y cinco a dejar de leer. Quienes cuidan el huerto no necesitan el inventario del bar, y el equipo del bar no necesita el plan de siembra.

Organiza a las personas a las que escribes igual que está organizado el trabajo: por equipo, por día o por lugar. Di en la primera línea a quién va dirigido el mensaje, para que los demás sepan que pueden saltárselo. Si dudas de que los mensajes lleguen a las personas adecuadas, pregunta a algunos voluntarios cuáles de tus últimos mensajes les resultaron útiles.

En Groupanda, puedes dar a cada equipo su propio canal, abierto a todos los miembros, para que los mensajes de ese equipo queden en un solo sitio. Por defecto, los miembros reciben una notificación cuando alguien los menciona, así que menciona a las personas a las que va dirigido el mensaje. Además, cada miembro elige su propio nivel de notificaciones en cada canal: todos los mensajes, solo menciones o canal silenciado.

Facilita que te respondan

Los voluntarios son quienes hacen el trabajo, así que a menudo ven los problemas antes que nadie. Diles adónde pueden enviar una pregunta o una idea, y responde a lo que te envíen. El momento más fácil para pedirles su opinión es justo después de un turno, en una charla breve o en el canal que usa el equipo. NCVO aconseja que, cuando pidas su opinión a los voluntarios, les cuentes qué has aprendido y qué vas a hacer al respecto.

Pide a los voluntarios que publiquen las dudas prácticas en el canal del equipo, donde puede responder alguien que sepa la respuesta.

Mantén el contacto entre turnos

Quienes más noticias reciben de ti son los que tienen turno esta semana. Los que no lo tienen pueden pasar semanas sin saber nada del club, así que mantenlos también al tanto.

Una vez al mes, publica una nota breve en el sitio principal: primero un agradecimiento, después una cosa que merezca la pena saber y la próxima fecha importante. Volunteering Australia propone combinar varias formas de contacto regular, entre ellas las llamadas telefónicas para quienes prefieren una conversación más personal. También propone un grupo privado en línea donde los voluntarios puedan hablar entre ellos y en el que participar sea opcional.

Si buscas más formas de mantener viva la conversación en un grupo, consulta nuestra lista de dinámicas para comunidades.

Da las gracias con nombre y apellidos

Los voluntarios dan su tiempo gratis, así que el agradecimiento importa más, no menos. La guía de NCVO sobre cómo dar las gracias a los voluntarios señala que «it’s often unexpected thanks that have the most impact.» (a menudo, el agradecimiento que más efecto tiene es el inesperado).

Di qué hizo la persona y por qué fue importante. Contarle al equipo lo que ha conseguido con su trabajo este mes, con cifras si las tienes, muestra a todos qué ha cambiado gracias a ellos. Cuando des las gracias a una sola persona, hazlo en privado, por teléfono o en un mensaje aparte. Para todo el equipo, mejor un agradecimiento en público. En Groupanda, ese agradecimiento privado puede ir en un mensaje directo.

¿Con qué frecuencia hay que comunicarse con los voluntarios?

Deja que el trabajo marque el ritmo. Quien tiene turno recibe lo que necesita para ese turno, todos reciben la nota mensual y cada tarea va solo a quienes la hacen.

Si las respuestas dejan de llegar, fíjate en tus mensajes antes que en tus voluntarios. Pregúntate si has enviado demasiados mensajes o muy pocos que le importaran de verdad a quien los leía.

Preguntas frecuentes

¿Qué es la comunicación con voluntarios?

Por comunicación con voluntarios se entienden los mensajes que mantienen informados a los voluntarios y las vías por las que pueden responder. Abarca planes, cambios, agradecimientos y preguntas, en los dos sentidos.

¿Es mejor avisar a los voluntarios por correo electrónico o por SMS?

Depende del mensaje y de la persona. Deja la conversación diaria en el sitio principal, usa el correo electrónico para lo que haya que volver a consultar y reserva los SMS para lo urgente. Pregunta a cada voluntario qué vía prefiere.

¿Cómo retomar el contacto con un voluntario que ya no da señales?

Escríbele personalmente y no le pidas nada a cambio. Dile que se le ha echado de menos y déjale la puerta abierta.

En resumen

Responde a las tres preguntas del voluntario nuevo, informa desde un solo sitio y abre cada mensaje con la fecha, el lugar y lo que necesitas. Envía cada mensaje a las personas a las que afecta, facilita que te respondan, mantén el contacto entre turnos y da las gracias con nombre y apellidos. Cuando se incorporen voluntarios nuevos, nuestra guía sobre el onboarding de nuevos miembros te ayuda a que se integren. Y si antes tienes que encontrarlos, consulta cómo captar socios para una asociación. Para ver en detalle los anuncios, los canales y quién puede escribir en un club, lee cómo funciona Groupanda como app para asociaciones.

Fuentes

Encontramos estas páginas con dos búsquedas, hechas la noche del 29 al 30 de septiembre de 2026, y con una búsqueda web el 20 de octubre de 2026. Leímos las páginas el 20 de octubre de 2026 y volvimos a comprobar los resultados de búsqueda el 27 de octubre de 2026. Cada fuente indica la fecha de la propia página, en ella o en sus metadatos, o dice que no tiene ninguna, y el día en que la leímos.

• NCVO, Supporting volunteers. Una persona de contacto designada y cuándo hay ayuda disponible, también fuera del horario de oficina, y las puestas en común al final de un turno. También contar a los voluntarios qué has aprendido de su opinión y qué vas a hacer, y el apoyo entre los propios voluntarios. La página indica que se revisó por última vez el 12 de abril de 2021. Leída el 20 de octubre de 2026.
• NCVO, Thanking volunteers. El agradecimiento inesperado, mostrar a los voluntarios qué cambia gracias a ellos y el cuidado al destacar a una sola persona. La página indica que se revisó por última vez el 12 de abril de 2021. Leída el 20 de octubre de 2026.
• Australian Sports Commission, Keeping volunteers updated. Los mensajes breves y más de una vía para la información importante. Sin fecha propia de publicación ni de actualización, ni en la página ni en sus metadatos. Leída el 20 de octubre de 2026.
• Volunteering Australia, Keeping Volunteers Connected and Engaged. El contacto regular de varias formas y un grupo privado en línea en el que participar es opcional. En la página no se ve ninguna fecha. Sus metadatos indican que se publicó el 6 de mayo de 2020 y se modificó el 19 de mayo de 2026. Leída el 20 de octubre de 2026.
• Rosterfy, 8 tips for communication in the workplace that will help your volunteer organization thrive. Respuestas por escrito a las preguntas de los recién llegados, con una persona que las mantiene al día. También la comunicación en los dos sentidos, porque son los voluntarios quienes hacen el trabajo sobre el terreno. En la página no aparece ninguna fecha. Sus metadatos indican que se publicó el 15 de enero de 2026 y se modificó el 16 de enero de 2026. Leída el 20 de octubre de 2026.
• VolunteerHub, Communicating With Volunteers: Best Practices for Volunteer Programs. Los datos clave donde no se pueden pasar por alto, un tema por mensaje y los asuntos personales por teléfono o en persona. También enviar cada mensaje a los voluntarios a los que afecta, una forma clara de responder y el contacto entre turnos. También con qué frecuencia escribir, si usar correo electrónico o SMS, preguntar a los voluntarios qué vía prefieren y qué abarca la comunicación con voluntarios. La página indica que se publicó el 22 de septiembre de 2014 y se actualizó el 2 de septiembre de 2026. Leída el 20 de octubre de 2026.
• Zelos, How to communicate with volunteers: a practical guide. Menos vías de comunicación, la petición primero y firmar con tu propio nombre. También enviar los mensajes a los voluntarios adecuados, comprobar qué mensajes necesitaban los voluntarios, que los voluntarios se respondan entre ellos y la nota mensual. También el agradecimiento en privado, por qué los voluntarios dejan de responder y el mensaje a un voluntario que ya no da señales. La página indica que se actualizó el 18 de agosto de 2026 y que se publicó por primera vez el 24 de septiembre de 2022. Leída el 20 de octubre de 2026.