Comment communiquer avec des bénévoles en association ou en club

Pour bien communiquer avec des bénévoles, regroupe les informations au même endroit et n’envoie chaque message qu’aux personnes concernées. Mets en tête de chaque message la date, le lieu et ce dont tu as besoin. Donne aux bénévoles un moyen simple de répondre, garde le contact entre deux créneaux et remercie chacun nommément.

Ce guide s’adresse aux associations et aux clubs dont les bénévoles sont des adhérents, des amis ou des voisins, pas des salariés. Il explique quoi dire aux bénévoles, où le leur dire et à quelle fréquence.

Commence par ce que les bénévoles doivent savoir

Avant son premier créneau, un nouveau bénévole se pose trois questions : que vais-je faire, quand, et à qui m’adresser ? Réponds aux trois avant son arrivée.

Désigne une personne à contacter et indique comment la joindre. Le guide du NCVO sur l’accompagnement des bénévoles recommande de dire clairement qui contacter et à quels moments on peut obtenir de l’aide. Cela vaut aussi pour les personnes qui font du bénévolat le soir ou le week-end.

Note ensuite par écrit les détails pratiques qu’un nouveau venu viendrait te demander : l’adresse, l’heure de début, à qui se présenter en arrivant et comment se désister. Garde cette note au même endroit, et charge une personne de la tenir à jour. Dans Groupanda, toi et tes admins, vous pouvez épingler un message, comme cette note. Un message épinglé peut contenir un document jusqu’à 10 Mo, par exemple les consignes d’un créneau.

Choisis un endroit principal pour informer les bénévoles

Chaque outil en plus est un endroit de plus qu’un bénévole doit consulter. Garde un endroit principal pour tout ce qui concerne le travail des bénévoles : qui fait quoi, le programme de samedi, les questions sur un créneau.

L’exception, c’est l’information que personne ne peut se permettre de manquer, comme l’annulation d’un créneau le matin même. Publie-la à l’endroit principal et envoie-la aussi par un second moyen, par exemple par SMS. Le guide de l’Australian Sports Commission sur les bénévoles recommande plusieurs moyens de communication pour les informations importantes, car sinon certains risquent de passer à côté. Parle de tout ce qui est personnel au téléphone ou en face à face.

Groupanda est une application de chat de groupe organisée en canaux, et tu peux en ajouter autant qu’il t’en faut. Chaque nouveau groupe démarre avec un canal Annonces où tu es seul à écrire, et tu peux aussi y laisser écrire tes admins. Pour chaque canal, tu choisis qui peut écrire : toi seul, toi et tes admins, ou tout le monde.

Comment écrire un message que les bénévoles liront ?

L’Australian Sports Commission conseille des messages brefs, car beaucoup de bénévoles concilient leur bénévolat avec un emploi et d’autres obligations.

Trois habitudes t’aideront :

• Commence par les faits. Mets dans les deux premières lignes ce que tu attends des gens, où et quand. Le contexte vient ensuite. Une première ligne comme « Samedi : le nettoyage commence à 10 h, pas à 9 h » fait l’essentiel du travail.
• Tiens-toi à un seul sujet. Si tu as trois informations à donner, envoie trois messages courts, ou ne donne à chaque équipe que la partie qui la concerne.
• Signe personnellement. Utilise ton propre nom plutôt que celui du bureau, pour que chacun sache à qui il répond.

Envoie chaque message aux personnes concernées

Un message qui concerne cinq personnes mais part à cinquante apprend aux quarante-cinq autres à ne plus lire. Ceux qui s’occupent du jardin n’ont pas besoin de la liste des stocks de la buvette, et l’équipe de la buvette n’a pas besoin du plan de plantation.

Répartis les personnes à qui tu écris selon l’organisation du travail : par équipe, par jour ou par lieu. Indique dès la première ligne à qui s’adresse le message, pour que les autres sachent qu’ils peuvent le laisser de côté. Si tu n’es pas sûr que tes messages touchent les bonnes personnes, demande à quelques bénévoles lesquels de tes derniers messages leur ont été utiles.

Dans Groupanda, tu peux donner à chaque équipe son propre canal, ouvert à tous les membres, pour que les messages de cette équipe restent au même endroit. Par défaut, les membres reçoivent une notification quand on les mentionne, alors mentionne les personnes à qui s’adresse le message. Chaque membre règle aussi ses propres notifications pour chaque canal : toutes, mentions uniquement ou désactivées.

Facilite les réponses

Ce sont les bénévoles qui font le travail, alors ils repèrent souvent un problème avant tout le monde. Dis-leur où envoyer une question ou une idée, et réponds à ce qu’ils t’envoient. Le moment le plus simple pour leur demander leur avis, c’est juste après un créneau, lors d’une courte discussion ou dans le canal qu’utilise l’équipe. Le NCVO conseille, quand tu demandes leur avis aux bénévoles, de leur dire ce que tu en as appris et ce que tu vas en faire.

Demande aux bénévoles de poser leurs questions pratiques dans le canal de l’équipe, où quelqu’un qui connaît la réponse pourra leur répondre.

Garde le contact entre deux créneaux

Les bénévoles qui ont le plus de nouvelles de toi sont ceux qui ont un créneau cette semaine. Ceux qui n’en ont pas peuvent rester des semaines sans un mot de l’association, alors tiens-les au courant eux aussi.

Une fois par mois, publie un point rapide à l’endroit principal : d’abord un merci, puis une information utile et la prochaine date importante. Volunteering Australia propose de varier les formes de contact régulier, avec notamment des appels téléphoniques pour les personnes qui préfèrent un échange plus personnel. Elle suggère aussi un groupe privé en ligne où les bénévoles peuvent échanger entre eux, en laissant la participation facultative.

Pour d’autres façons d’entretenir la conversation dans un groupe, consulte notre liste d’idées pour animer une communauté.

Remercie chacun nommément

Les bénévoles donnent leur temps gratuitement, alors les remerciements comptent d’autant plus. Le guide du NCVO sur les remerciements aux bénévoles note que « it’s often unexpected thanks that have the most impact. » (ce sont souvent les remerciements inattendus qui ont le plus d’effet).

Dis ce que la personne a fait et pourquoi c’était important. Dire à l’équipe ce que son travail a permis ce mois-ci, chiffres à l’appui si tu en as, montre à tous ce que leur engagement a changé. Quand tu remercies une personne en particulier, fais-le en privé, par téléphone ou dans un message rien que pour elle. Les remerciements publics conviennent mieux à l’équipe tout entière. Dans Groupanda, ce merci en privé peut partir en message direct.

À quelle fréquence communiquer avec les bénévoles ?

Laisse l’activité donner le rythme. Qui a un créneau reçoit ce qu’il faut pour l’assurer, tout le monde reçoit le point mensuel, et une tâche ne va qu’à ceux qui s’en chargent.

Si les réponses se tarissent, regarde du côté de tes messages avant de regarder du côté de tes bénévoles. Demande-toi si tu as envoyé trop de messages, ou trop peu qui comptent pour ceux qui les lisent.

Questions fréquentes

Qu’est-ce que la communication avec les bénévoles ?

La communication avec les bénévoles, ce sont les messages qui les tiennent informés et les moyens qu’ils ont d’y répondre. Elle couvre ce qui est prévu, les changements, les remerciements et les questions, dans les deux sens.

Faut-il écrire aux bénévoles par e-mail ou par SMS ?

Tout dépend du message et de la personne. Garde les échanges du quotidien à un endroit principal, utilise l’e-mail pour ce qu’on voudra retrouver et réserve les SMS aux informations qui ne peuvent pas attendre. Demande à chaque bénévole ce qu’il préfère.

Comment reprendre contact avec un bénévole qui ne donne plus de nouvelles ?

Écris-lui personnellement, sans rien lui demander en retour. Dis-lui que son absence s’est fait sentir, et laisse la porte ouverte.

En bref

Réponds aux trois questions d’un nouveau bénévole, regroupe les informations au même endroit et commence chaque message par la date, le lieu et ce dont tu as besoin. Envoie chaque message aux personnes concernées, facilite les réponses, garde le contact entre deux créneaux et remercie chacun nommément. Quand de nouveaux bénévoles arrivent, notre guide sur l’accueil des nouveaux membres aide à bien les intégrer. Pour les trouver en amont, notre article explique comment trouver des adhérents pour une association. Pour le détail des annonces, des canaux et du choix de qui peut écrire dans une association, découvre comment Groupanda fonctionne comme application mobile pour associations et clubs.

Sources

Ces pages viennent de deux recherches faites dans la nuit du 29 au 30 septembre 2026 et d’une recherche sur le web le 20 octobre 2026. Nous les avons lues le 20 octobre 2026, et nous avons de nouveau vérifié les résultats de recherche le 27 octobre 2026. Chaque source ci-dessous donne la date de la page (sur la page ou dans ses métadonnées), ou la mention qu’elle n’en a pas. Chacune indique aussi le jour où nous l’avons lue.

• NCVO, Supporting volunteers. Personne à contacter, désignée nommément, et moments où l’aide est disponible, y compris en dehors des heures ouvrables, et débriefing en fin de créneau. Également, compte rendu aux bénévoles de ce que leurs retours ont permis d’apprendre et de ce qui sera fait, et entraide entre bénévoles. La page indique une dernière révision le 12 avril 2021. Lue le 20 octobre 2026.
• NCVO, Thanking volunteers. Remerciements inattendus, façon de montrer aux bénévoles ce que change leur action et prudence quand on met une seule personne en avant. La page indique une dernière révision le 12 avril 2021. Lue le 20 octobre 2026.
• Australian Sports Commission, Keeping volunteers updated. Messages courts et plusieurs moyens de communication pour les informations importantes. Aucune date de publication ou de mise à jour qui lui soit propre, ni sur la page ni dans ses métadonnées. Lue le 20 octobre 2026.
• Volunteering Australia, Keeping Volunteers Connected and Engaged. Contact régulier sous plusieurs formes et groupe privé en ligne à participation facultative. Aucune date n’est visible sur la page. Page publiée le 6 mai 2020 et modifiée le 19 mai 2026 selon ses métadonnées. Lue le 20 octobre 2026.
• Rosterfy, 8 tips for communication in the workplace that will help your volunteer organization thrive. Réponses écrites aux questions des nouveaux venus, tenues à jour par une personne attitrée, et communication à double sens, car les bénévoles font le travail sur le terrain. Aucune date sur la page. Page publiée le 15 janvier 2026 et modifiée le 16 janvier 2026 selon ses métadonnées. Lue le 20 octobre 2026.
• VolunteerHub, Communicating With Volunteers: Best Practices for Volunteer Programs. Informations clés placées là où on ne peut pas les manquer, un seul sujet par message et sujets personnels au téléphone ou en face à face. Également, envoi de chaque message aux bénévoles qu’il concerne, moyen clair de répondre et période entre deux créneaux. De plus, fréquence des messages, e-mail ou SMS, question aux bénévoles sur leur façon préférée d’être contactés, et définition de la communication avec les bénévoles. La page indique une publication le 22 septembre 2014 et une mise à jour le 2 septembre 2026. Lue le 20 octobre 2026.
• Zelos, How to communicate with volunteers: a practical guide. Moins de moyens de communication, demande placée en tête et signature à son propre nom. Également, messages envoyés aux bons bénévoles, vérification des messages dont les bénévoles avaient besoin, bénévoles qui se répondent entre eux et point mensuel. De plus, merci en privé, raisons pour lesquelles les bénévoles cessent de répondre et message à un bénévole qui ne donne plus de nouvelles. La page indique une mise à jour le 18 août 2026 et une première publication le 24 septembre 2022. Lue le 20 octobre 2026.