Come comunicare con i volontari nelle associazioni e nei circoli

Per comunicare con i volontari in modo efficace, tieni gli avvisi in un unico posto e manda ogni messaggio solo alle persone interessate. In cima a ogni messaggio metti la data, il luogo e cosa ti serve. Dai ai volontari un modo semplice per rispondere, resta in contatto tra un turno e l’altro e ringrazia le persone per nome.

Questa guida è pensata per le associazioni e i circoli in cui i volontari sono soci, amici o vicini di casa, non dipendenti. Spiega cosa dire ai volontari, dove dirlo e con quale frequenza.

Parti da ciò che i volontari devono sapere

In vista del primo turno, un nuovo volontario si pone tre domande: cosa farò, quando e a chi posso chiedere? Rispondi a tutte e tre prima che arrivi.

Indica un referente e spiega come contattarlo. La guida dell’NCVO sul supporto ai volontari dice di chiarire a chi rivolgersi e quando l’aiuto è disponibile. Vale anche per chi fa volontariato la sera o nel fine settimana.

Poi metti per iscritto i dettagli pratici che un nuovo arrivato altrimenti chiederebbe, cioè l’indirizzo, l’orario di inizio, chi cercare all’arrivo e come disdire un turno. Tieni questa nota in un unico posto e affida a una sola persona il compito di tenerla aggiornata. In Groupanda tu e i tuoi amministratori potete fissare un messaggio, per esempio quella nota. Un messaggio fissato può avere in allegato un documento fino a 10 MB, come le istruzioni per un turno.

Scegli un posto principale per le comunicazioni ai volontari

Ogni strumento in più è un altro posto che un volontario deve controllare. Tieni un posto principale per tutto ciò che riguarda l’attività, da chi fa cosa al programma di sabato fino alle domande su un turno.

L’eccezione sono le novità che nessuno può permettersi di perdere, come un turno annullato la mattina stessa. Pubblicale nel posto principale e mandale anche in un secondo modo, per esempio con un SMS. La guida dell’Australian Sports Commission sul volontariato raccomanda più di un mezzo di comunicazione per le informazioni importanti, perché altrimenti qualcuno potrebbe non vederle. Le questioni personali, invece, affrontale al telefono o di persona.

Groupanda è un’app per chat di gruppo organizzata in canali, e puoi aggiungerne quanti te ne servono. Ogni nuovo gruppo parte con un canale Annunci in cui scrivi solo tu, e puoi far scrivere lì anche i tuoi amministratori. In ogni canale scegli chi può scrivere: tu, tu e i tuoi amministratori, oppure tutti.

Come scrivere un messaggio che i volontari leggano davvero?

L’Australian Sports Commission consiglia messaggi brevi, perché molti volontari conciliano il loro ruolo con un lavoro e con altri impegni.

Ci sono tre abitudini che aiutano:

• Inizia dai fatti. Nelle prime due righe scrivi cosa ti serve dalle persone, dove e quando. Il contesto viene dopo. Una prima riga come «Sabato: le pulizie iniziano alle 10, non alle 9» fa già gran parte del lavoro.
• Tratta un solo argomento. Se hai tre novità, manda tre messaggi brevi, oppure dai a ogni squadra solo la parte che la riguarda.
• Firma tu. Usa il tuo nome e non quello del direttivo, così le persone sanno a chi stanno rispondendo.

Manda ogni messaggio alle persone interessate

Un messaggio che interessa cinque persone ma arriva a cinquanta insegna alle altre quarantacinque a smettere di leggere. Chi cura l’orto non ha bisogno dell’elenco delle scorte del bar, e la squadra del bar non ha bisogno del piano delle semine.

Dividi le persone a cui scrivi per squadra, per giorno o per luogo, secondo come è organizzato il lavoro. Nella prima riga scrivi a chi è rivolto il messaggio, così tutti gli altri sanno che possono saltarlo. Se non sei sicuro che i messaggi arrivino alle persone giuste, chiedi ad alcuni volontari quali dei tuoi ultimi messaggi gli sono stati utili.

In Groupanda puoi dare a ogni squadra un canale dedicato, aperto a tutti gli iscritti, così i messaggi di quella squadra restano in un unico posto. Per impostazione predefinita gli iscritti ricevono una notifica quando qualcuno li menziona, quindi menziona le persone a cui è rivolto il messaggio. Ogni iscritto sceglie anche il proprio livello di notifica per ciascun canale: «Tutte le notifiche», «Solo menzioni» o «Silenziato».

Rendi facile rispondere

Il lavoro lo fanno i volontari, quindi spesso si accorgono di un problema prima di chiunque altro. Spiega loro dove mandare una domanda o un’idea, e rispondi a ciò che ti mandano. Il momento più facile per chiedere la loro opinione è subito dopo un turno, con una breve chiacchierata o nel canale usato dalla squadra. L’NCVO consiglia, quando chiedi un parere ai volontari, di dire loro cosa hai imparato e cosa farai di conseguenza.

Chiedi ai volontari di scrivere le domande pratiche nel canale della squadra, dove può rispondere chi conosce la risposta.

Resta in contatto tra un turno e l’altro

A sentirti più spesso sono i volontari che hanno un turno questa settimana. Gli altri possono passare settimane senza ricevere notizie dall’associazione, quindi tieni aggiornati anche loro.

Una volta al mese pubblica nel posto principale una breve nota: prima un ringraziamento, poi una cosa utile da sapere e la prossima data importante. Volunteering Australia suggerisce di combinare diverse forme di contatto regolare, comprese le telefonate per chi preferisce una conversazione più personale. Suggerisce anche un gruppo online privato in cui i volontari possano parlare tra loro, con una partecipazione che resti facoltativa.

Per altri modi di tenere viva la conversazione in un gruppo, leggi le nostre idee per coinvolgere la community.

Ringrazia i volontari per nome

I volontari danno il loro tempo gratuitamente, quindi ringraziarli conta ancora di più. La guida dell’NCVO sui ringraziamenti ai volontari osserva che «it’s often unexpected thanks that have the most impact.» (spesso sono i ringraziamenti inaspettati a fare più effetto).

Spiega cosa ha fatto la persona e perché è stato importante. Raccontare alla squadra i risultati del lavoro di questo mese, con i numeri se li hai, mostra a tutti la differenza che hanno fatto. Quando ringrazi una sola persona, fallo in privato, al telefono o con un messaggio tutto per lei. Un ringraziamento pubblico è più adatto a tutta la squadra. In Groupanda quel ringraziamento privato può essere un messaggio diretto.

Ogni quanto comunicare con i volontari?

Lascia che sia il lavoro a dettare il ritmo. Chi ha un turno riceve ciò che gli serve per quel turno, tutti ricevono la nota mensile e un compito arriva solo a chi lo svolge.

Se le risposte si diradano, guarda i tuoi messaggi prima di guardare i tuoi volontari. Chiediti se erano troppi, oppure se erano troppo pochi quelli che contavano per chi li leggeva.

Domande frequenti

Che cos’è la comunicazione con i volontari?

Per comunicazione con i volontari si intendono i messaggi che li tengono informati e i modi in cui possono rispondere. Riguarda programmi, cambiamenti, ringraziamenti e domande, in entrambe le direzioni.

Meglio scrivere ai volontari via email o via SMS?

Dipende dal messaggio e dalla persona. Tieni le conversazioni quotidiane in un posto principale, usa l’email per ciò che si vorrà ritrovare e riserva gli SMS alle novità che non possono aspettare. Chiedi a ogni volontario quale modo preferisce.

Come ricontattare un volontario che non si fa più sentire?

Scrivigli un messaggio personale, senza chiedergli nulla in cambio. Digli che ci è mancato e lascia la porta aperta.

In breve

Rispondi alle tre domande di un nuovo volontario, tieni le novità in un unico posto e scrivi in cima a ogni messaggio data, luogo e cosa ti serve. Manda ogni messaggio alle persone interessate, rendi facile rispondere, resta in contatto tra un turno e l’altro e ringrazia le persone per nome. Quando arrivano nuovi volontari, la nostra guida al messaggio di benvenuto in un gruppo ti aiuta a farli sentire a casa. Per trovarne di nuovi, leggi la nostra guida su come attirare nuovi soci. Per i dettagli su annunci, canali e chi può scrivere in un’associazione, scopri Groupanda come app per associazioni.

Fonti

Abbiamo trovato queste pagine con due ricerche fatte nella notte tra il 29 e il 30 settembre 2026 e con una ricerca sul web del 20 ottobre 2026. Le abbiamo lette il 20 ottobre 2026, e il 27 ottobre 2026 abbiamo ricontrollato i risultati di ricerca. Ogni fonte riporta la data di pubblicazione o di aggiornamento, sulla pagina o nei metadati, oppure l’indicazione che non ne ha una, e sempre il giorno della lettura.

• NCVO, Supporting volunteers. Un referente indicato per nome e quando l’aiuto è disponibile, anche fuori dall’orario d’ufficio, e un confronto alla fine del turno. Inoltre il riscontro ai volontari su cosa si è imparato dal loro parere e su cosa si farà, e il sostegno reciproco tra volontari. Secondo la pagina, l’ultima revisione risale al 12 aprile 2021. Letta il 20 ottobre 2026.
• NCVO, Thanking volunteers. I ringraziamenti inaspettati, il modo di mostrare ai volontari la differenza che fanno e la cautela quando si mette in risalto una sola persona. Secondo la pagina, l’ultima revisione risale al 12 aprile 2021. Letta il 20 ottobre 2026.
• Australian Sports Commission, Keeping volunteers updated. I messaggi brevi e più di un mezzo di comunicazione per le informazioni importanti. Nessuna data propria di pubblicazione o di aggiornamento sulla pagina né nei metadati. Letta il 20 ottobre 2026.
• Volunteering Australia, Keeping Volunteers Connected and Engaged. Un contatto regolare in più forme e un gruppo online privato con partecipazione facoltativa. Sulla pagina non è visibile nessuna data. Secondo i metadati, pagina pubblicata il 6 maggio 2020 e modificata il 19 maggio 2026. Letta il 20 ottobre 2026.
• Rosterfy, 8 tips for communication in the workplace that will help your volunteer organization thrive. Le risposte scritte alle domande dei nuovi arrivati, aggiornate da una persona incaricata, e la comunicazione nei due sensi, perché il lavoro sul campo lo fanno i volontari. Nessuna data sulla pagina. Secondo i metadati, pagina pubblicata il 15 gennaio 2026 e modificata il 16 gennaio 2026. Letta il 20 ottobre 2026.
• VolunteerHub, Communicating With Volunteers: Best Practices for Volunteer Programs. I dettagli importanti dove non possono sfuggire, un solo argomento per messaggio e le questioni personali al telefono o di persona. Inoltre l’invio di ogni messaggio ai volontari interessati, un modo chiaro per rispondere e il periodo tra un turno e l’altro. Infine la frequenza dei messaggi, la scelta tra email e SMS, la domanda ai volontari su come preferiscono essere contattati e cosa comprende la comunicazione con i volontari. La pagina dice di essere stata pubblicata il 22 settembre 2014 e aggiornata il 2 settembre 2026. Letta il 20 ottobre 2026.
• Zelos, How to communicate with volunteers: a practical guide. Meno mezzi di comunicazione, la richiesta all’inizio e la firma con il proprio nome. Inoltre i messaggi inviati ai volontari giusti, la verifica di quali messaggi servissero davvero ai volontari, i volontari che si rispondono a vicenda e l’aggiornamento mensile. Infine il ringraziamento privato, i motivi per cui i volontari smettono di rispondere e il messaggio a un volontario che non si fa più sentire. La pagina dice di essere stata aggiornata il 18 agosto 2026 e pubblicata per la prima volta il 24 settembre 2022. Letta il 20 ottobre 2026.