Como se comunicar com voluntários em clubes e associações

Para se comunicar bem com voluntários, mantenha os avisos em um só lugar e envie cada mensagem apenas a quem ela interessa. Comece cada mensagem pela data, pelo local e pelo que você precisa. Dê aos voluntários um jeito fácil de responder, mantenha contato entre um turno e outro e agradeça chamando cada pessoa pelo nome.

Este guia é para clubes, associações e ONGs em que os voluntários são associados, amigos ou vizinhos, e não funcionários. Ele mostra o que dizer aos voluntários, onde dizer e com que frequência.

Comece pelo que os voluntários precisam saber

Antes do primeiro turno, um novo voluntário tem três perguntas. O que eu vou fazer, quando e a quem devo perguntar? Responda às três antes que a pessoa chegue.

Indique uma pessoa de contato e diga como falar com ela. As orientações do NCVO sobre apoio a voluntários dizem para deixar claro a quem recorrer e quando essa ajuda está disponível. Isso vale também para quem atua como voluntário à noite ou nos fins de semana.

Depois, ponha por escrito as informações práticas que um recém-chegado acabaria perguntando: o endereço, o horário de início, quem procurar ao chegar e como cancelar. Mantenha esse texto em um só lugar e deixe uma pessoa responsável por atualizá-lo. No Groupanda, você e seus admins podem fixar uma mensagem com esse texto. Uma mensagem fixada pode trazer um documento de até 10 MB, como as instruções de um turno.

Escolha um lugar principal para dar notícias aos voluntários

Cada ferramenta a mais é mais um lugar que o voluntário precisa conferir. Mantenha um lugar principal para tudo o que diz respeito ao trabalho: quem faz o quê, o plano para sábado, as dúvidas sobre um turno.

A exceção são as notícias que ninguém pode perder, como um cancelamento na manhã de um turno. Publique a notícia no lugar principal e mande também por outro meio, por exemplo, por SMS. As orientações da Australian Sports Commission sobre voluntariado recomendam mais de um meio de comunicação para as informações importantes, porque, do contrário, as pessoas podem não vê-las. Converse sobre qualquer assunto pessoal por telefone ou frente a frente.

O Groupanda é um aplicativo de conversa em grupo organizado em canais, e você pode criar quantos canais precisar. Todo grupo novo começa com o canal Avisos, em que só você escreve, e você pode deixar seus admins escreverem lá também. Em cada canal, você escolhe quem pode escrever: você, você e seus admins, ou todos.

Como escrever uma mensagem para voluntários que eles realmente leiam?

A Australian Sports Commission aconselha mensagens curtas, porque muitos voluntários conciliam o voluntariado com um emprego e outros compromissos.

Três hábitos ajudam:

• Comece pelos fatos. Nas duas primeiras linhas, diga o que você precisa das pessoas, onde e quando. O contexto vem depois. Uma primeira linha como “Sábado: o mutirão de limpeza começa às 10h, não às 9h” já faz a maior parte do trabalho.
• Trate de um assunto só. Se você tem três notícias, mande três mensagens curtas, ou envie a cada equipe só a parte que cabe a ela.
• Assine você mesmo. Use o seu nome, e não o da diretoria, para que as pessoas saibam a quem estão respondendo.

Envie cada mensagem a quem ela interessa

Uma mensagem que interessa a cinco pessoas, mas vai para cinquenta, ensina as outras quarenta e cinco a parar de ler. Quem cuida do jardim não precisa da lista de estoque do bar, e a equipe do bar não precisa do plano de plantio.

Divida as pessoas para quem você escreve do mesmo jeito que o trabalho está organizado: por equipe, por dia ou por local. Diga na primeira linha para quem é a mensagem, para que os demais saibam que podem pulá-la. Se você não tem certeza de que as mensagens chegam às pessoas certas, pergunte a alguns voluntários quais das suas mensagens recentes foram úteis para eles.

No Groupanda, você pode dar a cada equipe um canal próprio, aberto a todos os membros, para que as mensagens dessa equipe fiquem em um só lugar. Por padrão, os membros recebem uma notificação quando são mencionados, então mencione as pessoas para quem é a mensagem. Cada membro também escolhe o próprio nível de notificação em cada canal: todas as notificações, somente menções ou silenciado.

Facilite a resposta

São os voluntários que fazem o trabalho, por isso muitas vezes eles percebem um problema antes de todo mundo. Diga a eles para onde mandar uma dúvida ou uma ideia, e responda ao que eles mandarem. O momento mais fácil para pedir a opinião deles é logo depois de um turno, em uma conversa rápida ou no canal que a equipe usa. O NCVO recomenda que, ao pedir a opinião dos voluntários, você conte a eles o que aprendeu e o que vai fazer a respeito.

Peça aos voluntários que deixem as dúvidas práticas no canal da equipe, onde quem souber pode responder.

Mantenha contato entre um turno e outro

As pessoas que mais recebem mensagens suas são as que têm turno nesta semana. Quem não tem turno pode passar semanas sem uma palavra do clube, então mantenha essas pessoas informadas também.

Uma vez por mês, publique uma mensagem curta no lugar principal: primeiro um agradecimento, depois uma coisa que vale a pena saber e a próxima data importante. A Volunteering Australia sugere combinar formas de contato regular, incluindo telefonemas para quem prefere uma conversa mais pessoal. A organização também sugere um grupo online privado em que os voluntários possam conversar entre si, sem obrigar ninguém a participar.

Para mais formas de manter um grupo conversando, veja a nossa lista de ideias sobre como engajar uma comunidade.

Agradeça chamando cada pessoa pelo nome

Os voluntários dão o seu tempo de graça, então o agradecimento importa mais, e não menos. As orientações do NCVO sobre como agradecer aos voluntários observam que “it’s often unexpected thanks that have the most impact.” (muitas vezes, é o agradecimento inesperado que tem mais impacto).

Diga o que a pessoa fez e por que isso foi importante. Mostrar à equipe o que o trabalho de todos alcançou neste mês, com números, se houver, deixa clara a diferença que fizeram. Quando agradecer a uma pessoa só, faça isso em particular, por telefone ou em uma mensagem à parte. Agradecimentos públicos combinam mais com a equipe inteira. No Groupanda, esse agradecimento feito em particular pode ir em uma mensagem direta.

Com que frequência se comunicar com os voluntários?

Deixe o trabalho ditar o ritmo. Quem tem turno recebe o que precisa para esse turno, todos recebem a mensagem do mês, e uma tarefa vai só para quem for fazê-la.

Se as respostas rarearem, olhe para as suas mensagens antes de olhar para os voluntários. Pergunte-se se havia mensagens demais, ou poucas que importassem para quem lê.

Perguntas frequentes

O que é comunicação com voluntários?

Comunicação com voluntários quer dizer as mensagens que mantêm os voluntários informados e as formas que eles têm de responder. Ela inclui planos, mudanças, agradecimentos e dúvidas, nos dois sentidos.

É melhor mandar e-mail ou SMS para os voluntários?

Depende da mensagem e da pessoa. Use um lugar principal para a conversa do dia a dia, o e-mail para o que as pessoas vão querer consultar depois e o SMS para notícias urgentes. Pergunte a cada voluntário qual meio ele prefere.

Como retomar o contato com um voluntário que sumiu?

Mande ao voluntário uma mensagem pessoal e não peça nada em troca. Diga que ele fez falta e deixe a porta aberta.

Em resumo

Responda às três perguntas do novo voluntário, reúna as notícias em um só lugar e comece cada mensagem pela data, pelo local e pelo que você precisa. Envie cada mensagem a quem ela interessa, facilite a resposta, mantenha contato entre um turno e outro e agradeça chamando cada pessoa pelo nome. Quando chegarem novos voluntários, o nosso guia sobre integração de novos membros ajuda cada um a se ambientar. O passo anterior, encontrar essas pessoas, é o assunto do guia sobre como atrair associados. Para conhecer em detalhe os avisos, os canais e quem pode escrever em um clube, veja o Groupanda como aplicativo para associações e clubes.

Fontes

Encontramos as páginas em duas buscas na noite de 29 para 30 de setembro de 2026 e em uma busca na web em 20 de outubro de 2026. Lemos as páginas em 20 de outubro de 2026 e conferimos de novo os resultados das buscas em 27 de outubro de 2026. Cada fonte abaixo traz a data da página, visível ou nos metadados, ou a informação de que ela não tem data, e o dia em que a lemos.

• NCVO, Supporting volunteers. Uma pessoa de contato definida e quando a ajuda está disponível, inclusive fora do horário comercial, e uma conversa ao fim do turno. Também contar aos voluntários o que se aprendeu com a opinião deles e o que será feito, e o apoio entre os próprios voluntários. A página indica a última revisão em 12 de abril de 2021. Leitura em 20 de outubro de 2026.
• NCVO, Thanking volunteers. O agradecimento inesperado, mostrar aos voluntários a diferença que eles fazem e o cuidado ao destacar uma única pessoa. A página indica a última revisão em 12 de abril de 2021. Leitura em 20 de outubro de 2026.
• Australian Sports Commission, Keeping volunteers updated. Mensagens curtas e mais de um meio de comunicação para as informações importantes. Sem data própria de publicação nem de atualização na página ou nos metadados. Leitura em 20 de outubro de 2026.
• Volunteering Australia, Keeping Volunteers Connected and Engaged. Contato regular de várias formas e um grupo online privado com participação opcional. Nenhuma data fica visível na página. Publicação em 6 de maio de 2020 e alteração em 19 de maio de 2026, segundo os metadados da página. Leitura em 20 de outubro de 2026.
• Rosterfy, 8 tips for communication in the workplace that will help your volunteer organization thrive. Respostas por escrito às perguntas dos recém-chegados, com uma pessoa encarregada de mantê-las atualizadas. Também a comunicação nos dois sentidos, porque são os voluntários que estão em campo fazendo o trabalho. Sem data na página. Publicação em 15 de janeiro de 2026 e alteração em 16 de janeiro de 2026, segundo os metadados da página. Leitura em 20 de outubro de 2026.
• VolunteerHub, Communicating With Volunteers: Best Practices for Volunteer Programs. As informações essenciais onde não possam passar despercebidas, um assunto por mensagem e as questões pessoais por telefone ou frente a frente. Também enviar cada mensagem aos voluntários a quem ela interessa, um jeito claro de responder e o intervalo entre os turnos. Também a frequência das mensagens, a escolha entre e-mail e SMS, perguntar aos voluntários como preferem ser contatados e o que a comunicação com voluntários abrange. A página indica publicação em 22 de setembro de 2014 e atualização em 2 de setembro de 2026. Leitura em 20 de outubro de 2026.
• Zelos, How to communicate with volunteers: a practical guide. Menos meios de comunicação, o pedido em primeiro lugar e a assinatura com o próprio nome. Também enviar as mensagens aos voluntários certos, verificar de quais mensagens os voluntários precisavam, os voluntários respondendo uns aos outros e a mensagem mensal. Também o agradecimento feito em particular, por que os voluntários param de responder e a mensagem para um voluntário que sumiu. A página indica atualização em 18 de agosto de 2026 e primeira publicação em 24 de setembro de 2022. Leitura em 20 de outubro de 2026.